ما هي مهام المساعد الإداري في المدارس

TokaMohamed

يقوم المساعد الإداري في المدارس سواء الحكومية أو الخاصة بعدد كبير من الوظائف والواجبات الهامة جدا، والتي لا يمكن الاستغناء عنها مثل الأعمال الورقية في مكتب المدرسة، كما يقوم المساعد الإداري بالمدرسة بالرد على الهواتف وسجلات الملفات والترحيب بالزوار.

مهام المساعد الإداري في المدارس

  • يقدم المساعد الإداري عدد كبير جدا من المهام والأنشطة الضرورية، والتي من خلالها يمكن تطوير وتحسين المنظومة التربوية والتعليمية بشكل واضح جدا.
  • يهتم المساعد الإداري بكافة الخدمات الإدارية التي تخص الطلبة والطالبات وتخص أولياء الأمور أيضاً، ولذلك فهو يتعامل بشكل مباشر مع مدير المدرسة.
  • يعتبر المساعد الإداري هو المسؤول الأول والأخير أمام مدير المدرسة عن الكتب التي لابد من تسليمها لجميع الطلبة والطالبات.

وظائف المساعد الإداري في المدارس

  • يوفر هذا المساعد الإداري الأماكن المناسبة حتى يتم حفظ هذه الكتب فيها.
  • كما لابد أن تكون هذه الأماكن مناسبة وبعيدة كل البعد عن متناول هؤلاء الطلاب.
  • يهتم المساعد الإداري اهتماماً كبيراً بإدارة الأعمال الخاصة بالمستودع الموجود داخل المدرسة.
  • حيث يقوم بمتابعة هذا المستودع بشكل دوري ومستمر حتى يتم الحفاظ عليه.
  • يقوم المساعد الإداري بتسليم العهدة الموجودة في المدرسة إلى جميع العاملين في صباح كل يوم دراسي، والتي من خلالها يقوم هؤلاء العاملين بالعمل المطلوب منهم.
  • لا يقتصر دور المساعد الإداري على تسليم هذه العهدة فقط.
  • وإنما يقوم أيضا باستلام هذه العهدة مع نهاية اليوم الدراسي، ومن ثم حفظها في الأماكن المخصصة لها.

مهام المساعد الإداري في المدارس

  • يقوم المساعد الإداري بتنظيم وترتيب كافة الملفات الإدارية الخاصة بالعاملين أو المدرسين وحتى شئون الطلبة والمدرسين داخل هذه المدرسة بشكل دوري.
  • يعمل المساعد الإداري داخل هذه المدرسة بإضافة كافة المستجدات الخاصة بالبيانات الشخصية المدرسين أو العاملين داخل الملفات أو الأوراق الخاصة بهم.
  • يهتم المساعد الإداري بحضور أو غياب الطلبة والطالبات بطريقة واضحة جدا، حيث يساعد المدرسين والمدرسات في حصر الأوراق الخاصة بالحضور والغياب أيضا.
  • يشرف المساعد الإداري على طابور الصباح داخل المدرسة مع المدرسين المسؤولين عن ذلك الأمر.
  • كما يقوم بالأشراف على هؤلاء الطلبة والطالبات في الفسحة أيضا.

تواصل المساعد الإداري مع أولياء الأمور

  • يستخدم المساعد الإداري جميع الوسائل المتاحة أمامه والتي من خلالها يمكن التواصل مع أولياء الأمور سواء عن طريق مواقع التواصل الاجتماعي أو بالهاتف المحمول.
  • يتواصل المساعد الإداري مع أولياء الأمور حتى يتم م تبليغهم بتأخير الطلاب والطالبات المستمر، أو حتى في حالة غيابهم عن المدرسة لعدة أيام متتالية.
  • كما يهتم المساعد الإداري بوسائل الاتصال المختلفة حتى يتحدث مع أولياء الأمور في حالة ارتكاب الطالب أية جريمة أو مشكلة لا تتقبلها إدارة المدرسة.
  • يعمل المساعد الإداري على إنهاء الإجراءات الإدارية اللازمة لدخول الكلية إلى المدرسة، أو حتى في حالة انتقالهم من صف دراسي إلى صف آخر.

الواجبات المطلوبة

  • يسعى المساعد الإداري داخل المدارس المختلفة باستكمال كافة الأوراق أو المستندات الرسمية التي من خلالها يتم قبول الطالب في هذه المدرسة.
  • يتعامل المساعد الإداري بطريقة مباشرة مع وكيل شئون الطلبة والطالبات في المدرسة.
  • ولذلك يقوم بتزويده بكافة الأوراق أو الشهادات الطبية التي يحتاج إليها ويرغب فيها.
  • يعتبر الأرشيف وتنظيمه وحتى الحفاظ عليه من الوظائف الهامة جدا والمسؤول عنها المساعد الإداري.
  • ولذلك فهو يقوم بحفظ كافة السجلات والأوراق الهامة والضرورية.
  • لا يقتصر عمل أو وظيفة المساعد الإداري على هذه الوظائف فقط.
  • وإنما يقوم بتنفيذ كافة المهام المطلوبة منه من قبل مدير المدرسة أو المسئول المباشر عنه في العمل.

معلومات عن المساعد الإداري في المدارس

المساعد الاداري في المدارس

  • يتعامل المساعد الإداري بطريقة مباشرة مع جميع العاملين والمدرسين الموجودين داخل المدرسة.
  • حيث تكون علاقته جيدة بالجميع ويوفر لهم كافة الإحتياجات الخاصة بهم.
  • لا يتعامل المساعد الإداري مع أية مؤسسة خارجية، ويكون عمله في المدرسة التي يعمل بها فقط.
  • يدرك المساعد الإداري جميع الأساليب المتعلقة بتحسين وتطوير عمله بشكل دوري ومستمر.
  • حيث يعمل دائما على إدراك جميع التعليمات والإرشادات الخاصة بعمله.
  • يعتبر من الضروري جدا أن يدرك المساعد الإداري كافة التفاصيل الخاصة بالأعمال الكتابية المختلفة.
  • تعتبر الأعمال الكتابية واحدة من أهم وأفضل المهارات التي يجب توافرها في المساعد الإداري.
  • كما لابد أن يدرك كافة التطورات الخاصة بهذه الأعمال والمواكبة لعمله.
  • كما لابد أن يدرك هذا المساعد الإداري كافة الأدوات والتجهيزات الخاصة بعمله في الإدارة التعليمية.
  • وأيضا لابد من أن يفرق بين كل إدارة وطريقة استخدامها أيضا.

المهارات الواجب توافرها في المساعد الإداري

  • يجب أن يدرك هذا المساعد الإداري كافة الأعمال الخاصة بالفهرسة.
  • وكذلك تنظيم الوثائق المختلفة وترتيبها ترتيبا دقيقا ومعروف لجميع الموظفين داخل هذه المدرسة.
  • تعتبر مهارة استخدام أجهزة الكمبيوتر والتعامل معها بطريقة واضحة وصحيحة من أهم المهارات التي لابد من توافرها في المساعد الإداري حيث تفيد في إنجاز عمله.
  • وتعتبر مهارة التواصل مع الآخرين والقدرة على العمل الجماعي من أهم المهارات أيضا التي تساعد في حفاظ المساعد الإداري على وظيفته وعدم التخلي عنها.
  • كما لابد من إدراك المساعد الإداري بمهارة تنظيم الملفات بالطريقة الصحيحة والمتبعة داخل نظام المدرسة التي يعمل بها، ويساعد ذلك في تحقيق أفضل وأعلى النتائج.

السمات الشخصية للمساعد الإداري

  • يعتبر من الضروري جدا أن يتعامل المساعد الإداري مع ضغوطات العمل المختلفة بصدر رحب.
  • حيث يجب أن ينجز كافة الأعمال المطلوبة منه مهما كانت الظروف.
  • ويعتبر العمل بروح الفريق من أهم السمات أو المميزات التي تميز مساعد إداري عن آخر.
  • حيث تساعد هذه السمة في الوصول لأفضل النتائج.
  • كما لابد أن يتمتع هذا المساعد الإداري بالثقة بالنفس.
  • كما تؤدي هذه السمة المميزة جدا إلى المحافظة على الوظيفة لأطول وقت ممكن.
  • وأيضاً يجب أن يتسم المساعد الإداري بالموضوعية في إنجاز كافة الأعمال المطلوبة منه حتى يتم الإجابة على ما هي مهام المساعد الاداري في المدارس.
  • كما يجب أن يتعامل المساعد الإداري بتقدير واحترام مع كافة الموظفين داخل هذه المدرسة.

أنواع المساعد الإداري

  • يمكن أن يعمل المساعد الإداري في شركات الموارد البشرية وكذلك في شركات المبيعات والتسويق وحتى في الشركات الخاصة بتقنية المعلومات.
  • كما يمكن أن يقوم المساعد الإداري بدور السكرتير حيث استقبال العملاء والزوار سواء من داخل الشركة أو حتى من خارجها.

مسئوليات المساعد الاداري في المدارس

  • ويعمل المساعد الإداري أيضا في توفير الدعم للكثير من المشروعات الهامة داخل الشركات أو المدارس لكي يشرح ماهي هي مهام المساعد الاداري في المدارس.
  • ويعمل المساعد الإداري في مجال الإنتاج السينمائي وتوفير الكثير من الأفلام الوثائقية وذات الموضوعات الهامة جدا والضرورية.
  • ويقوم المساعد الإداري ببعض المهام المكتبية والتي من خلالها يمكن حفظ الملفات المختلفة أو تنظيمها، مما يوضح مهام المساعد الاداري في المدارس.

ما رأيكم في هذا المقال؟ وهل كانت المعلومات التي قدمناها عن ما هي مهام المساعد الإداري في المدارس كافية؟ أم لا؟ شاركونا بآرائكم المختلفة في تعليقات أسفل الشاشة.

التعليقات

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *