ما هي مهام المساعد الإداري ؟

TokaMohamed

مهام المساعد الإداري من أهم الوظائف الموجودة، ولا يمكن إنهاء بعض الأعمال بدون المساعد الإداري، حيث أنه يقوم بالكتابة والإيداع والرد على الهاتف والعديد من المهام، كما تشتمل مسؤوليات المساعد الإداري الإشراف على الخدمات اللوجستية للمكتب، والتعاون مع مديري المشاريع الرئيسيين، والإشراف على الأمانة.

مهام المساعد الإداري

  • تتنوع مهام المساعد الإداري في الغالب، ولا تقتصر على استقبال الزائرين وتنظيم المواعيد والرد على الهاتف.
  • قد تشمل مهمة المساعد الإداري بعض الأعمال اللوجستية في المكتب.
  • يقوم المساعد الإداري بالاهتمام بشئون المكتب، وتنظيم جدول المواعيد.
  • يتكلم المساعد الإداري في معظم الأحيان باسم الشركة، حيث أن جميع الأسئلة والاستفسارات من خارج الشركة تكون موجهة إليه.
  • يعمل المساعد الإداري على تقديم التقارير التي تفيد بما يحدث داخل الشركة.
  • في حالة وجود متدربين جدد داخل الشركة، وخصوصًا في المهام الإدارية، يقوم المساعد الإداري بتدريبهم.
  • يعمل المساعد الإداري أيضًا على تعليم المتدربين كيفية استخدام المعدات الموجودة في المكتب لإنهاء العمل المطلوب.

إمساك الدفاتر

  • من أهم إجابات سؤال ماهي مهام المساعد الإداري ؟ هي إمساك الدفاتر.
  • في العادة، يُطلب من المساعد الإداري تولي المهام الكتابية.
  • يعمل المساعد الإداري على تسجيل النفقات وإدارتها.
  • ومن ضمن مهمة إمساك الدفاتر، يعمل المساعد الإداري على عمل جداول بيانات تحتوي على جميع المعلومات التي يحتاجها مديره وكل تفاصيل الشركة.
  • يقوم المساعد الإداري بتسجيل النفقات التي تخرج من وإلى المكتب أو الشركة.
  • ويجب التنويه أنه من أهم صفات المساعد الإداري درايته ببرامج الجداول مثل مايكروسوفت إكسل.

التخطيط والجدولة

  • يعمل المساعد الإداري على تنظيم مواعيد المقابلات والاجتماعات بين رئيس الشركة وموظفيها.
  • تنظيم مواعيد غداء العمل وتفاصيله وإبلاغ الموظفين به أيضًا من مهام المساعد الإداري.
  • حتى يستطيع المساعد الإداري جدولة غداء العمل، يجب أن يكون على دراية بأمور حجز المطاعم، والتأكد من أن المواعيد تناسب الأشخاص الذين سيحضرون الغداء.
  • يعمل المساعد الإداري على إعداد الخطط التي تُعرض في الاجتماعات باستخدام برامج مايكروسوفت باور بوينت.

التوثيق

  • عندما نسأل ماهي مهام المساعد الإداري ؟ فمن الضروري ذكر مهمة التوثيق، والتي تشمل العديد من المهام.
  • من أهم مهام التوثيق هي إدارة الملفات، وتسجيل كل حدث مهم داخل الشركة من خلال الملفات على جهاز الكمبيوتر.
  • يتم التوثيق أيضًا عن طريق تحرير المستندات على جهاز الكمبيوتر.
  • وفي بعض الأحيان، يعمل المساعد الإداري على تسجيل الاجتماعات وتفاصيلها في المستندات.

مهام المساعد الإداري في المدرسة

مهام المساعد الإداري

يُطلق على المساعد الإداري في المدرسة وكيل المدرسة، أو مساعد المدير، وتختلف مهام وكيل المدرسة عن مهام المساعد الإداري العادي، ومن أهم هذه المهام:

  • تسجيل بيانات حضور الطلاب اليومية.
  • تنظيم مواعيد الاجتماعات مع أولياء الأمور، وتنظيم الاجتماعات بين المعلمين والمدير.
  • يعمل المساعد الإداري في المدرسة على توثيق البيانات المكتبية والاهتمام بها حتى يتم تنفيذها.
  • يقوم وكيل المدرسة أو المساعد الإداري بتنظيم الأمور المادية والإحصائيات الخاصة بنسب الطلاب إلى نسب المعلمين الموجودين في المدرسة.

الرد على المراسلات بجميع أنواعها

  • تختلف طرق مراسلة أولياء الأمور للمدرسة، منهم من يتواصل مع المدير مباشرة، ومنهم من يستخدم الهاتف أو الرسائل أو البريد الإلكتروني.
  • يقوم المساعد الإداري في المدرسة بالرد على الهاتف، ومساعدة أولياء الأمور وتوصيل الرسائل المهمة إلى مدير المدرسة.
  • يعمل المساعد الإداري على الرد على البريد الإلكتروني سواء رسائل أولياء الأمور، أو رسائل البريد الخاصة بالإدارة نفسها.
  • الرد على الشكاوى والمقترحات ومحاولة حلها من مهام وكيل المدرسة أو المساعد الإداري.

تقديم الدعم للمعلمين والطلاب

الإتقان في العمل هو أهم أسباب نهضة المؤسسة، سواء كانت تعليمية أو غير ذلك، والمساعد الإداري المخلص في عمله يعمل على تقديم الدعم للطلاب والمعلمين عن طريق:

  • إلقاء كلمة صباحية للطلاب تشجعهم على الاجتهاد.
  • تقديم الهدايا ووسائل الدعم المختلفة للطلاب المتفوقين.
  • إرسال رسائل صباحية على بريد المعلمين تشجعهم على إتقان عملهم.
  • الاهتمام بجميع الوسائل التي قد تسهل العملية التعليمية مثل موقع الويب، ومتابعة البريد الإلكتروني باستمرار.

تنظيم ملفات الطلاب

كما ذكرنا فإن إتقان العمل من أهم أسباب النهوض بالمؤسسة وخصوصًا في العملية التعليمية، يعمل المساعد الإداري في المدرسة على تنظيم ملفات الطلاب عن طريق:

  • تسجيل مواعيد الحضور الخاصة بالطلاب ومواعيد الانصراف وكذلك أيام الغياب الخاصة بكل طالب في ملفه.
  • عمل تقارير شهرية خاصة بنسب حضور الطلاب، وأسباب تغيبه، والتواصل مع أولياء الأمور للمناقشة في هذا الأمر.
  • متابعة الطلاب الذين يتعدون أيام غيابهم وأخذ القرار بفصلهم أو اللجوء لحل آخر.

الاهتمام بزوار المدرسة

  • يقوم المساعد الإداري باستقبال الزوار الذين يأتون لزيارة المدرسة، سواء أولياء الأمور، أو المشرفين من الوزارة.
  • يعمل المساعد الإداري على استقبال الزوار بأفضل صورة، والاهتمام باحتياجاتهم والإجابة على أسئلتهم.
  • المساعد الإداري يرسل الدعوات إلى الأشخاص الذين قد يستفيد منهم الطلبة لإلقاء الندوات لهم.
  • في حالة زيارة أولياء الأمور، يقوم المساعد الإداري بشرح نظام المدرسة لهم، حتى يطمئنوا على أبنائهم.

مهارات المساعد الإداري

بعد الإجابة على سؤال ما هي مهام المساعد الإداري ؟ سنتعرف أهم المهارات التي يجب أن يتمتع بها المساعد الإداري، حيث أن هذا المنصب حساس ويتطلب العديد من المهارات التي أهمها:

  • أهم مهارة هي مهارة استخدام الحاسوب، حيث أننا نعيش الآن في عصر التكنولوجيا وانتهى وقت المستندات الورقية، ويجب على المساعد الإداري إتقان استخدام الحاسوب.
  • الدراية بجميع برامج مايكروسوفت ، وأنظمة تشغيل الأجهزة مثل الطباعة الورقية ماكينة التصوير.
  • القدرة على تنظيم الوقت ، والموازنة بين المهام المختلفة، لأن مهنة المساعد الإداري تتضمن العديد من المهام كما ذكرنا.
  • القدرة على الرد على الرسائل بطريقة مناسبة ولبقة.
  • وأيضاً القدرة على اتخاذ القرارات بسرعة وحزم.
  • القدرة على التعامل مع الناس ، وإمكانية حل مشاكلهم بسرعة وبدون التسبب في أي مشاكل أخرى للمؤسسة أو الشركة.

المهارات العامة للمساعد الإداري

  • معظم المهام التي يقوم بها المساعد الإداري تكون خاصة بالمدير أو رئيس الشركة، لذلك من المهم أن يتفاهم المساعد الإداري مع مديره حتى يستطيع تلبية ما يحتاجه.
  • من المهم أن يتمتع المساعد الإداري بصدر رحب وصبر عالٍ، وألا يأخذ كل فعل على محمله، حتى يستطيع التعامل مع مهامه بالشكل المطلوب.
  • فهم حقوقه في مكان عمله، ومعرفة واجباته تجاه رئيس العمل وتجاه المؤسسة ككل.

كيف تكون مساعد إداري ناجح

حتى تصبح مساعدًا إداريًا ناجحًا، يجب أن تتمتع ببعض المهارات الهامة، مثل:

  • المهارات التقنية ، التي تشمل التعامل مع جميع الأجهزة الإلكترونية، والبرامج الخاصة بالمستندات، وجميع أنظمة أجهزة الكمبيوتر.
  • مهارات الاتصال ، حتى تتمكن من الرد على جميع الرسائل، والتعامل مع الموظفين ورئيس العمل، والأهم بالطبع التعامل مع الزوار.
  • المهارات التنظيمية ، التي من أهمها تنظيم الوقت والمواعيد، والتوفيق بين ظروف الموظفين المختلفة.
  • القدرة على التعبير بالكتابة ، حتى تتمكن من كتابة التقارير والرد على الشكاوى والاقتراحات.
  • تنظيم المكتب ، حيث أن المكتب الغير مرتب يعطي انطباعًا سيئًا عنك.

وفرنا لكم العديد من المعلومات حول ماهي مهام المساعد الإداري ؟ وأهم المهارات التي يجب أن تتوفر في المساعد الإداري، إذا كان لديكم أي استفسار حول الموضوع، نرجو منكم ترك تعليق أسفل الشاشة.

التعليقات

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *