طريقة كتابة خطاب رسمي للمؤسسات الحكومية 2025, يهتم الكثير من الأشخاص بخطوات كتابة وصياغة الخطابات الرسمية بهدف تقديم الطلبات المختلفة للجهات المسؤولة وتوثيق الأزمات وإيجاد حلول للمشاكل التي تواجه الأشخاص في الدوائر المختلفة ويبحثون عن مخرج لها.
كتابة الخطابات الرسمية
- لا يجيد كافة المواطنين كتابة الخطابات الرسمية ببراعة حيث يحتاجون إلى إرشاد وتوجيه لكي يستطيعون التركيز على النقاط الرئيسية.
- يستطيع المحامين في التخصصات المختلفة مساعدة المواطنين في كتابة الخطابات وتوجيههم بالأساسيات الخاصة بها.
- يمكن الاعتماد على كاتب العدل في صياغة هذا النوع من الخطابات.
- وقد يواجه البعض مشكلة في امكانية الوصول إلى هؤلاء الأشخاص للمساعدة في كتابة الخطابات لذلك يبحثون عن الخطوات الخاصة به.
خطوات كتابة الخطابات الرسمية
يتخذ شكل وطريقة صياغة الخطاب الطابع الرسمي ويتم كتابته من خلال اتباع مجموعة من الخطوات:
- في البداية يتم إلقاء التحية والسلام.
- يتعين عليك في الخطوة التالية كتابة اسم الشخص أو الجهة التي تريد مراسلتها وإيصال الخطاب لها.
- قم بعد ذلك بتقديم السلامات وإلقاء التحيات ” تحية طيبة وبعد”.
- تستطيع بعد ذلك كتابة كافة المعلومات الأساسية التي ترغب في عرضها وإرسالها.
- يتطلب منك استخدام ألفاظ متينة وقوية خاصة عند وصف الطلب لكي تستطيع إيصال الرسالة الخاصة بك.
- يراعى عند كتابة الخطاب تقسيمه إلى نقاط.
- يجب عليك الاختصار في وصف الطلب وتحديد ما ترغب به دون اطالة لكي لا تجعل المسؤول يشعر بالملل من القراءة.
- تختتم الخطاب كما بدأت به من خلال القاء التحية وتقديم السلام.
- يتم انهاء الخطاب من خلال كتابة عبارة ” ولكم جزيل الشكر”.
- يتم ذكر الجهة المرسلة للخطاب أو اسم الشخص بجانب عبارة مرسلة لسيادتكم.
- في حالة وجود ختم رسمي يتم استخدامه لتأكيد مصدر الوثيقة وإضفاء الجانب الرسمي عليها.
أنواع الخطابات
الخطابات التجارية
- هي تلك الخطابات المستخدمة في أساليب الدعاية والترويج للمؤسسات الناشئة.
- يتضمن الخطاب جميع المعلومات المهمة التي تخص نشاط الشركة التجاري.
- يتم تحديد اسم ورقم السجل التجاري في الخطاب.
- تكمن أهميته في استخدامه وتوظيفه بالأغراض التجارية.
الخطابات الرسمية
- يتعلق هذا النوع من الخطابات بالجانب الوظيفي أو الجانب الإداري.
- وهو يختص بإصدار القرارات بشكل عام، أو الاستدعاءات للأفراد.
- يساعد في إنهاء المهام الرسمية والتعجيل منها.
أشكال الخطابات الرسمية
- خطاب صادر من جهة رسمية وموجه إلى جهة رسمية أخرى.
- الخطاب الموجه من جهة رسمية إلى فرد.
- خطاب يرسله الشخص إلى جهة رسمية ويكون الغرض منه أن يحصل هذا الشخص على الخدمة التي يريدها.
عناصر الخطاب الرسمي
يتألف الخطاب الرسمي من مجموعة من العناصر والأركان الهامة التي يجب الالتزام بها ومراعاتها لكي تكون الصياغة سليمة وصحيحة، وإليكم شرح مفصل لكل عنصر من هذه العناصر.
ترويسة الخطاب
هي تعد بمثابة التنسيق الخاص بالخطاب والتي تحدد العناصر والأركان الأساسية التي يتم الإشارة إليها، والتي تتمثل في:
- اسم وعنوان الشخص المرسل للخطاب في الصفحة من الأعلى.
- كتابة اسم الشارع.
- توضيح اسم المدينة.
- ايضاح الرمز البريدي بهدف التحقق.
- يتم الانتقال إلى الجهة اليسرى أسفل الصفحة من أجل كتابة تاريخ تحرير الخطاب.
العنوان الداخلي
- يراعى كتابة عنوان الجهة أو الشخص المرسل إليه.
- في حال كان الشخص المرسل يعمل لدى جهة حكومية يجب ذكرها وإيضاح كافة البيانات عنها.
- يفيد هذا العنوان في استطلاع البيانات الخاص بهذه الجهة.
عبارات التحية
- يجب تقديم عبارات التحية بالجهة المسؤولة التي يتم ارسال الخطاب لها.
- تفيد هذه العبارات في التعبير عن الود والتقدير والاحترام.
مضمون الخطاب الرسمي
- يتم ترك سطرين بعد التحية وكتابة نص الخطاب الرسمي.
- يتم توضيح الهدف من الخطاب الرسمي في فقرات وسطور واضحة تبرز المعنى بدون تعقيد أو التفاف.
- يراعى التسلسل في الأفكار عند كتابة مضمون هذا الخطاب.
- يجب استخدام الجمل والعبارات الاقناعية الغير متكلفة.
- الالتزام بترك مسافة بين الكلمات والجمل والعبارات حتى يسهل فهمها والتعامل معها.
خاتمة الخطاب
- يتم انهاء الخطاب الرسمي جملة ختامية تحتوي على عبارات الشكر والتقدير للمتلقي.
- تبين هذه الجملة أيضًا الأهمية من ارسال هذا الخطاب وتزيد من فاعليته.
- توضح أيضًا إن الخطاب انتهى.
- ولعل من أهم هذه الجمل التي يُشاع استخدامها ” ولكم جزيل الشكر والتقدير، ولكم فائق الاحترام”.
التوقيع والختم والتاريخ
- بعد الانتهاء من كتابة الجملة الختامية يجب كتابة توقيع المرسل.
- يتم ترك ثلاثة أسطر وكتابة التوقيع واستخدام أحد الأختام أيضًا.
- يفضل عند التوقيع أن يقوم الشخص بكتابة اسمه الرباعي.
- ايضاح تاريخ الخطاب بالتفصيل ويكتب كذلك ” اليوم، الشهر، السنة”.
إرشادات كتابة الخطاب الرسمي
توجد مجموعة من النصائح والإرشادات التي يجب مراعاتها عند كتابة وصياغة الخطاب الرسمي وهي تتمثل في:
- يجب مراعاة الدقة في اختيار الكلمات والألفاظ المستخدمة في الخطاب لكي تخدم المعنى وتصل بالرسالة المطلوبة.
- لا يفضل التعقيد في الكتابة والصياغة لذلك يجب عدم استخدام أي أبيات شعرية أو تشبيهات بلاغية قد تؤثر على المعنى.
- يشترط المصداقية في الكتابة والصياغة ويتم ذلك من خلال دعم الخطاب بالأدلة التي تؤكد على صحة الرسالة.
- الوضوح في استخدام العبارات التي تدعم المعنى.
- يجب مراعاة عدم الاخلال بالمعنى أو الطلب المقصود من الخطاب عند القيام بالإختصار.
- في حال كان الهدف من الخطاب الرد على المراسلات الخاصة بالخطاب الأول يجب أن يكون محدد في نقاط لبيان الهدف منه.
نموذج خطاب رسمي لشركة
سوف نوضح لكم فيما يلي نموذج كامل خاص بإحدى الخطابات الرسمية لشركة دون التطرق لتفاصيل:
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أما بعد ……
خطاب مقدم إلى السيد/…….
تحية طيبة وبعد…….
توضيح ” مضمون الخطاب الرسمي”
ولكم مني كامل الشكر والتقدير والإحترام….
مرسلة لسيادتكم/…..
توقيع المرسل….
ختم الجهة أو الشركة….
ذكر التاريخ بشكل كامل باليوم والشهر والسنة.
عرضنا لكم متابعينا طريقة كتابة خطاب رسمي للمؤسسات الحكومية 2025، للمزيد من الاستفسارات؛ راسلونا من خلال التعليقات أسفل المقالة، وسوف نحاول الرد عليكم خلال أقرب وقت ممكن.
