صيغة خطاب تفويض رسمي, التفويض هي عملية يحتاجها الكثير من الأشخاص في حياتهم العملية، بسبب كثرة المهام التي يجب عليهم القيام بها، مثل رجال الأعمال والرواد، وهم دائمًا ما يحتاجون فرد لعملية التفويض.
نموذج خطاب التفويض
إلي من يهمه الأمر
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
أدعي / الجنسية بطاقة رقم :
قد فوضت الأستاذ/ الجنسية بطاقة رقم :
على مراجعة جميع الدوائر الحكومية، وإنهاء جميع المعاملات الذي تخص المكتب. ومراجعة الجوازات وتجديد الإقامات والخروج والعودة والنهائي وإنهاء إجراءات نقل الكفالات وتغير المهن وكل ما يلزم التعقيب فيه .
ومراجعة البلدية لاستخراج التراخيص وتجديدها وإلغائها ومراجعة مكتب العمل لاستخراج التأشيرات والتأمينات الاجتماعية. والاتصالات .
والدفاع المدني والشرطة ومراجعة الوافدين والتوقيع نيابة عني وكل ما يتطلب حضوري .
وله حق مراجعة وزارة التجارة لتجديد السجلات واستخراجها وإلغائها.
ومراجعة وزارة النقل .
واشتراك الغرفة التجارية نيابة عني وتسديد الرسوم .
ومراجعة الزكاة والدخل .
ومراجعة مكاتب العقار لكتابة العقود وتجديدها .
وله حق التوقيع في جميع الدوائر الحكومية والاستلام والتسليم نيابة عني .
والله ولي التوفيق,,,,,
الختم :
الاسم :
رقم الهاتف :
مدة التفويض من تاريخ … إلى تاريخ ….
الـــــتوقيـــع:
ما هو التفويض
يحدث التفويض نتيجة لوجود ضغط شديد لدى شخص بسبب كثرة المهام لديه، سواء كانت هذه المهام مهام مالية، أو مهام إدارية، أو قد تكون أيضًا مهام شخصية.
لذا يقوم هذا الشخص بمنح شخص آخر عمل هذه المهام عن طريق إذن ورقي، يعطيه القدرة بالتصرف في المهام المفوضة له.
والتفويض أيضًا يعرف بأنه عمل قانوني، يتم طلبه من جانب الشخص المحتاج لتوكيل شخص آخر له، ويجب فيها مراعاة ما يلي:
- حقوق الطرف الراغب في توكيل شخص آخر.
- حقوق الطرف الموكل بعمل المهام.
فوائد التفويض لشخص آخر
عملية التفويض لشخص آخر من الأمور المهمة في حياة الكثير من الأشخاص، منهم رجال الأعمال والذي دائما ما يحدث معهم ضغوط في الوقت، ولذلك تفيدهم عملية التفويض كثيرًا.
- يساعد التفويض الأشخاص في تسهيل العمل لديهم، وبشكل صحيح، حيث أن العمل يكون ذات تركيز أكثر.
- يساعد بشكل كبير في توفير الوقت والجهد، حيث أنه يساعد في مساعدة الأشخاص على إنجاز مهام أكثر في وقت أقل، ويساعد أيضًا في قيام الكثير من الأعمال دون تعقيد.
- يساعد في تقليل الروتين الذي يحدث نتيجة لوجود الكثير من الأعمال، التي يجب إنجازها في فترات طويلة من الزمن.
طريقة كتابة التفويض
هناك شروط مهمة في عملية التفويض، والتي يجب الالتزام بها، وهي:
- “لمن يهمه هذا الأمر” يجب أن توجد هذه الجملة، وتوضع في الأعلى.
- تحدد الجهة التي سيتم إرسال التفويض إليها، سواء كانت جهة رسمية أو غير رسمية.
- وبعد ذلك يتم كتابة اسم المفوض للقيام بالمهام أو الأعمال المراد التفويض لها، وبجانب الاسم من جهة اليمين في ما يقرب لأربع كلمات المهام المفوضة للفرد.
- يفضل دائما كتابة جنسية الشخص في السطر الذي يلي اسم الموكل، وبجانبه من الجهة الأخرى رقم الهوية بالبطاقة الشخصية.
- وأيضًا يتم كتابة رقم الهاتف الذي يخص المفوض، لعمل المهام في السطر الذي يلي هوية الشخص.
- وفي السطر التالي لرقم المفوض يتم كتابة اسم المفوض به، وهو الشخص الذي قام بتفويض المهام للفرد الآخر، وقد يكون فرد واحد أو عدة افراد.
- وحيث أنه لا يجب التفويض للفرد لباقي العمر، نقوم بكتابة فترة التفويض للمهام في السطر التالي.
- ومن ثم في الأسطر التالية يتم كتابة اسم المفوض له المهام، وكذلك يتم التوقيع من المفوض له والمفوض بالمهام، وأيضًا يكتب رقم الهاتف للمفوض.
- وبالأخير يتم كتابة تاريخ عملية التفويض.
أهم شروط التفويض
- وجود الشروط اللازمة لعملية التفويض، يحفظ دائمًا حقوق كلا الطرفين، ويجب الالتزام بالشروط وكتابتها بالطريقة الصحيحة في ورقة توثيق التفويض.
- عند مراعاة كتابتها بشكل دقيق، والاهتمام بمعرفتها، يعرف كلا الطرفين حقوق كل فرض وما يجب فعله.
- والذي بدوره يقلل من المخاطر التي يمكن أن تحدث نتيجة عن تفويض المهام.
- الاعتماد دائمًا على نص رسمي مكتوب مسبق في صياغة المحتوى الخاص بالوثيقة المكتوبة لعملية التفويض.
- كتابة الوثيقة بطريقة قانونية، حيث أنها أكثر أمنًا، وتساعد في حماية حقوق كلا الطرفين.
- الاهتمام بموضوع التفويض، حيث يكتب بوضوح، ذو قراءة سهلة له، وفهمه ببساطة.
- الاهتمام بالفترة التي يتم التفويض بها الفرد الآخر بالمهام، حيث يتم كتابتها بوضوح وبدقة شديدة.
- وأيضًا يجب الاهتمام بسبب التفويض، لأجل الاعتماد على ذلك السبب في عمل المهام المفوضة.
- التدقيق في البيانات المدخلة عن المفوض له المهام، مثل رقم الهوية بالبطاقة، ورقم التلفون الشخصي والعنوان.
- ويجب التدقيق في بيانات المفوض بالمهام للفرد الآخر، حتى يضمن المفوض له حقوقه الشخصية.
العناصر المهمة للتفويض
عملية التفويض هي عملية يجب الحذر فيها بشدة، وعند تفويض المهام لشخص آخر يجب الاهتمام بأدق التفاصيل، حتى لا يستغلها الفرد المفوض له المهام بشكل خاطئ.
وكذلك الأمر بالنسبة للمفوض له، يجب الحذر الشديد عند عقد الاتفاق، حتى لا يحدث استغلال شخصي له.
وعناصر التفويض تحمي حقوق وواجبات كلا الطرفين، وتلك العناصر هي:
- جهة التفويض المستلمة للوثيقة: وهي دائمًا ما تكون شركات، أو قد تكون مؤسسات، وقد تكون أيضًا وزارات، أو أفراد، ويفضل دائمًا وجود صفة لهم قانونية ورسمية.
- النموذج او وثيقة التفويض: وهي وثيقة ذات نص مكتوب ورقيًا، وبطريقة رسمية حتى تحمي حقوق الموكل بعملية التفويض، والمفوض له.
- وهي الوثيقة التي تحمل جميع البيانات لكلا الطرفين الأهم وهما المفوض له والمفوض بالمهام.
- المفوض له: حيث أنه يعد هو الفرد الذي يوكل له القيام بالمهام الموجودة بالوثيقة، وبشكل رسمي.
- وفي حالة وجود جهة رسمية له، يقوم بتسليمها لهذه الجهة، وفي حالة عدم وجود جهة يفضل أن يكون شخص محل ثقة لمفوض بهذه المهام.
- المفوض: هو الشخص الذي يقوم بتفويض المهام لفرد آخر، ويفضل دائمًا بأن يكون هو الشخص الذي يقوم بكتابة الوثيقة بشكل الصحيح.
- يجب الاهتمام والتركيز عند تفويض المهام بدون وثيقة، للتأكد من أن الفرد المفوض له سيقوم بعمل المهام بالفعل.
ما هي أنواع التفويض؟
- التفويض بالطريقة الجزئية: وهو تفويض دائمًا ما يستخدم في العمليات الإدارية، والتي تكون بشكل بسيط غير معقد تمامًا، ولا تحتاج للكثير من الوقت., ويساعد في إنجاز المهام الروتينية البسيطة.
- التفويض المصاحب للشروط: وهو التفويض الذي يعتمد فيه على وجود شروط معينة، والذي يساعد في حماية حقوق كلا الطرفين, بالأخص حقوق الطرف المفوض، حيث أنه يجعل فرد آخر يقوم ببعض المهام الخاصة به.
- تساعد هذه الشروط دائمًا في حماية ممتلكات في حالة التوكيل لها، وتساعد في إنجاز المهام بشكل صحيح، في حالة التوكيل بقيام بعض المهام الشخصية.
- التفويض بشكل رسمي: وهذه العملية دائمًا ما تستخدم في الأماكن التي تعمل بطبيعة رسمية دائمًا.
- حيث أنه يمكن استخدامها في توكيل المهام الإدارية في الشركات، أو المصانع، أو المؤسسات، ودائما ما يتم التعامل بداخلهم بشكل رسمي وقانوني.
- التفويض بشكل مباشر: وهو تفويض قد يتم بدون وثائق لحماية الحقوق أو غيرها.
- دائمًا يتم استخدامه في بيئة العمل، حيث يتم تفويض شخص بعمل مهام داخل العمل بحكم التفويض له، وتكون مهام محددة، لا تحتاج للتوثيق.
أهم العوامل التي تؤثر في التفويض
إذًا ما هي العوامل المؤثرة بوثيقة التفويض الكامل؟
- الموضوع الأساسي للتفويض، حيث أنه من الأمور المهمة التي يجب مراعاتها جيدًا.
- متابعة التفويض، حيث أن تفويض المهام لا يجب بعدها الاعتماد على المفوض له بشكل كامل.
- يجب دائمًا معرفة ما قد تم وما تم فعله، وهل كان بشكل صحيح أو لا، أو كان بكفاءة عالية أو بدون تركيز في فعله.
- التركيز فيما تم تفويضه للفرد الآخر، وهذه نقطة مهمة، حيث أنه قد يستغل التفويض في القيام بمهام آخر غير المفوض لها, يجب على المفوض التأكد من كتابة المهام المفوضة بشكل صحيح ورسمي.
عملية التفويض بالرغم من أنها مفيدة بشكل كبير في حياة الكثير من الأفراد، إلا أنه يجب الحذر عند تسجيل الوثيقة، أو عند التفويض بالمهام ويفضل دائما التعامل مع الجهات الرسمية والقانونية.
عزيزي القارئ نتمني أن نكون قد قدمنا كافة المعلومات عبر موقع شملول ونحن على استعداد لتلقي تعليقاتكم واستفساراتكم وسرعة الرد عليها.
